Pengertian SOP
Suatu sistem acuan atau standarisasi yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan suatu pekerjaan dari awal sampai akhir.
Top Management dalamperusahaan modern memahami kebutuhan suatu standaracuan, agar para karyawan memahami dan melakukan tugasnya sesuai standar dan kebijakan yang digariskan perusahaan, serta menyadari pentingnya suatu prosedur baku dalam mencapai tujuan perusahaan. Dari prosedur yang dibuat perusahaan, karyawan dapat mengetahui kewajiban yang harus dilakukan.
Sistematika dalam penyusunan SOP
Dalam membuat suatu SOP Modern harus meliputi beberapa point-point ini, yaitu:
§ No SOP, berisi No SOP terdaftar dalam perusahaan
§ Nama SOP, berisi Nama SOP yang terkait dengan prosedur yang dilakukan.
§ Catatan atas revisi SOP, berisi catatan, tanggal, dan alasan perubahan SOP tersebut sehingga dapat diketahui kapan, latar belakang perubahan atau revisi suatu prosedur.
§ Tanda tangan BOD dan HOD, berisi tanda tangan BOD dan HOD dengan tinta basah.
§ Tujuan, berisi tujuan untuk apa saja SOP dibuat
§ Ruang lingkup, berisi batasan dimana SOP akan digunakan/diterapkan.
§ Acuan, berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan SOP
§ Definisi, berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam SOP
§ Kebijakan, berisi kebijakan (policy) atau aturan perusahaan yang direlevan
§ Tanggung jawab dan wewenang, berisi siapa saja atau department mana yang bertanggung jawab dan terkait dengan prosedur tersebut beserta wewenangnya
§ Prosedur Pelaksanaan, berisi tahapan pekerjaan.
§ Pemantauan dan pengendalian, berisi siapa yang akan memastikan SOP diterapkan
§ Dokumentasi, berisi formulir yang harus diisi saat SOP diterapkan
§ Diagram Alir/Bagan Alur (Flowchart), berisi diagram alir dari tahapan pekerjaan
§ Referensi, berisi dokumen apa saja yang terkait dengan SOP tersebut
§ Lampiran, berisikan gambar atau contoh dokumen yang digunakan dalam SOP tersebut.
Sistematika dalam penyusunan WI
Dalam membuat suatu WI Modern harus meliputi beberapa point-point ini, yaitu:
§ No WI, berisi No SOP terdaftar dalam perusahaan
§ Nama WI, berisi Nama WI yang terkait dengan prosedur yang dilakukan.
§ Catatan atas revisi WI berisi catatan, tanggal, dan alasan perubahan SOP tersebut sehingga dapat diketahui kapan, latar belakang perubahan atau revisi suatu prosedur.
§ Tanda tangan BOD dan HOD, berisi tanda tangan BOD dan HOD dengan tinta basah.
§ Tujuan, berisi tujuan untuk apa saja WI dibuat
§ Ruang lingkup, berisi batasan dimana WI akan digunakan/diterapkan.
§ Acuan, berisi apa saja yang menjadi acuan dalam pembuatan WI
§ Definisi, berisi istilah dan definisi yang digunakan dalam WI
§ Tanggung jawab dan wewenang, berisi siapa saja atau department mana yang bertanggung jawab dan terkait dengan prosedur tersebut beserta wewenangnya
§ Prosedur Pelaksanaan, berisi tahapan pekerjaan.
§ Pemantauan dan pengendalian, berisi siapa yang akan memastikan WI diterapkan
§ Dokumentasi, berisi formulir yang harus diisi saat WI diterapkan
§ Diagram Alir/Bagan Alur (Flowchart), gambar atau video, berisi diagram alir, gambar dan video dari tahapan pekerjaan
§ Referensi, berisi dokumen apa saja yang terkait dengan WI tersebut
§ Lampiran, berisikan gambar atau contoh dokumen yang digunakan dalam WI tersebut.
Design SOP
Design SOP yang salah atau tidak tepat bisa menyebabkan bisnis proses di internal perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang.
Oleh karena itu design SOP harus bisa dijalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.
Pembuatan design suatu SOP pada perusahaan harus melibatkan Top Management. Dalam hal ini kebijakan atau policy harus ditetapkan oleh BOD dengan suara bulat dan tidak boleh diserahkan kepada HOD dan user. HOD dan user hanya membuat alur dan proses kerja yang akan dilakukan.
Banyak Top Management bodoh di perusahaan yang menyerahkan suatu kebijakan atau policy untuk prosedur di perusahaan sehingga menimbulkan kekacauan dan ketidak konsistenan dalam menerapkan prosedur tersebut. Ini dapat dilihat dalam perusahaan tersebut dimana banyak pelanggaran yang dilakukan oleh karyawannya bahkan oleh Top Management sendiri.
Cara Pembuatan SOP
Dalam membuat prosedur diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Lakukan pemetaan terhadap proses bisnis perusahaan
2. Lakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan atau akan berjalan
3. Apabila memungkinkan, lakukan benchmarking bila diperlukan dengan perusahan sejenis
4. BOD harus memutuskan secara langsung ketentuan dan kebijakan (policy) yang berkaitan dengan keuangan.
5. Design prosedur sesuai dengan hasil observasi dan hasil referensi untuk menambah ketajaman dari design prosedur
6. Melakukan analisa terhadap design prosedur yang sudah dibuat untuk diimplementasikan
7. Melakukan review prosedur agar prosedur yang sudah dibuat bisa dijalankan tanpa ada hambatan.
Siapa Saja Yang Mereview Prosedur
• Pemimpin bagian atau department prosedur tersebut berada
• Karyawan yang bekerja berdasarkan prosedur tersebut
• Internal Auditor
• Eksternal Auditor
• Quality Management atau bagian SOP, bila ada.
• Direksi
Manfaat SOP
1. Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
2. Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
3. Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait
4. Membantu karyawan baru dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab di bagian karyawan tersebut ditempatkan.
5. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses kerja
6. Membantu karyawan mengerti akan resiko yang dihadapi apabila proses tersebut tidak dijalankan dan meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
7. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan
8. Menjadi dasar audit operasional dan audit mutu
Format SOP
1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak pengambilan keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda
Kapan SOP dibuat
Sebaiknya pembuatan SOP dilakukan pada saat perusahaan mulai beroperasi. Hal ini penting, agar setiap orang pada jajaran dan tingkatan yang bekerja di perusahaan memahami posisinya, serta tanggung jawab masing-masing.
SOP ini juga mengatur peranan masing-masing manajemen yang memimpin perusahaan, agar tugas dan tanggung jawabnya tidak rancu, peran manajemen satu dengan lainnya. SOP bersifat unik, serta berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. SOP yang digunakan untuk industri, berbeda dengan perusahaan jasa, juga berbeda dengan perusahaan yang bergerak di lembaga keuangan atau perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur.
Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP
Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun SOP sangat bervariasi, tergantung dari besarnya perusahaan, serta apakah perusahaan mempunyai berbagai cabang di seluruh Indonesia atau bahkan di luar negeri. Untuk perusahaan yang masih kecil dan sederhana, penyusunan SOP dapat lebih singkat waktunya.
Selain mengenal operasi perusahaan secara detail, kita juga harus mengenal siapa konsumen perusahaan, siapa pemasoknya.
Sebagai contoh untuk perbankan, kita harus mengenal, berapa jenis simpanan yang masuk ke Perbankan, serta produk apa saja yang dipunyai sebuah Bank, berapa unit kerja Bank tersebut, dana yang diperoleh akan untuk membiayai apa saja agar sesuai tujuan penyaluran dana tersebut, serta mendapatkan hasil, bagaimana mengatur agar antara funding dan lending bisa match, dan sebagainya. Masing-masing unit usaha yang merupakan profit center dari Bank harus mempunyai SOP tersendiri, begitu juga unit kerja yang melakukan pelayanan, seperti SOP untuk Logistik (sering disebut Kebijakan Umum Logistik).
Apa saja yang perlu diketahui dalam menyusun SOP
Dalam menyusun SOP perusahaan, maka pembuat SOP harus memahami Visi dan Misi perusahaan tersebut, budaya kerja perusahaan, proses bisnis dan alur pekerjaan yang ada di perusahaan (bagi perusahaan besar, maka alur pekerjaan di masing-masing unit operasional akan berbeda-beda). Sebagai contoh: untuk menyusun SOP Perkreditan suatu Bank, maka kita harus memahami Kebijakan Umum Perkreditan (KUP) Bank tersebut, yang antara lain berisi:
i) Prinsip Kehati-hatian.
ii) Organisasi dan Manajemen Perkreditan.
iii) Kebijakan Persetujuan Kredit.
iv) Pembinaan dan Pengawasan.
v) Pengelolaan Kredit Bermasalah
vi) Pedoman Akuntasi Perbankan Indonesia
vii) Peraturan Bank Indonesia
Kompetensi apa yang harus dimiliki oleh Tim SOP
Prosedur Perusahaan dibuat oleh orang-orang yang berada di perusahaan tersebut, umumnya perusahaan membuat tim, yang terdiri dari berbagai personil dari berbagai tingkatan yang mewakili bidang tugas masing-masing untuk menyusun SOP. Top Management harus merumuskan kebijakan yang benar terkait dengan keuangan perusahaan dan proses operasional harus mengacu kepada keuangan perusahaan.
Perusahaan dapat meminta bantuan konsultan untuk melakukan penyusunan prosedur, namun agar SOP nanti dapat diimplementasikan dengan baik dan sesuai dengan budaya perusahaan tersebut, maka perusahaan membentuk tim counterpart yang akan membantu konsultan, melakukan diskusi dengan tim konsultan, dalam rangka penyusunan SOP tersebut.
Tim yang ditunjuk sebagai counterpart adalah orang-orang yang benar-benar memahami keuangan, bisnis dan operasional perusahaan. Tim tersebut membantu konsultan mengidentifikasi masalah, mewakili perusahaan untuk menjamin agar SOP telah dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan perusahaan. Tim counterpart ini mewakili perusahaan, menjamin agar hasil SOP dapat diimplementasikan oleh perusahaan.
Sosialisasi SOP
• Apabila SOP telah selesai dibuat, harus disosialisasikan kepada seluruh jajaran karyawan, agar seluruh prosedur yang telah ditetapkan dalam SOP dapat dilaksanakan dengan baik di lapangan. Lamanya proses sosialisasi tergantung dari skala perusahaan. Dalam hal perusahaan skala besar, maka perusahaan dapat meminta bantuan konsultan yang membuat SOP, untuk melakukan sosialisasi.
• SOP ini sangat perlu, baik untuk perusahaan besar maupun kecil. Bahkan sebuah warung soto dipinggir jalanpun mempunyai acuan, agar setiap karyawan yang membantu kelancaran penjualan warung soto tersebut, mengetahui langkah apa saja yang diperlukan agar warung soto dapat berjalan lancar, mengetahui peran dan tanggung jawabnya. Dengan SOP ini pemilik usaha dapat memantau usaha nya, mengetahui tanda-tanda dini jika terjadi permasalahan, sehingga dapat diatasi, tanpa mengorbankan kelangsungan hidup warung soto tersebut. Tentu saja yang dimaksud SOP warung soto ini dibuat sangat sederhana, memudahkan pelaksanaannya, serta fleksibel.
Hirarki Prosedur dan Dokumen
Hirarki Prosedur dan dokumen dimulai dari yang tertinggi hingga terendah:
• UU Tenaga Kerja No 13 Tahun 2013
• Peraturan Perusahaan
• Rapat Umum Pemegang Saham
• Surat Keputusan Komisaris
• Surat Keputusan Direksi
• Manual Mutu ISO, apabila ada
• Kebijakan atau policy, (biasanya yang terkait dengan keuangan perusahaan dan kebijakan dapat digabungkan dalam SOP)
• SOP
• Sub SOP, apabila ada
• WI
• Form atau dokumen
COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) kerangka kerja industri yang tersedia secara gratis yang menjelaskan kumpulan best practices untuk pengelolaan, pengendalian dan penjaminan teknologi informasi, serta pengorganisasiannya ke dalam kerangka kerja yang terdiri dari 34 proses
Perkuliahan ini menjelaskan kerangka kerja COBIT dan bagaimana COBIT dapat diangkat sebagai instrumen untuk tata kelola TI perusahaan
COBIT dikembangkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association), sebuah asosiasi profesional internasional dengan 60,000 anggota di seluruh dunia
COBIT awalnya dikembangkan sebagai kerangka kerja untuk mengeksekusi audit TI
Kerangka kerja COBIT
Tujuan bisnis/tujuan TI dan kriteria informasi Proses TI Sumberdaya TI
Kerangka kerja COBIT dikembangkan berdasarkan 3 konsep:
Tujuan bisnis/tujuan TI dan kriteria informasi
Proses TI
Sumberdaya TI
1# Tujuan bisnis/tujuan TI dan kriteria informasi
Prinsip dasar dalam kerangka kerja COBIT investasi TI perlu berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi
COBIT mencoba untuk membuat kaitan antara bisnis dan TI secara lebih transparan
Perlu melakukan klarifikasi terhadap kaitan antara bisnis dan TI berdasarkan kriteria informasi untuk memenuhi tujuan bisnis, informasi yang dihasilkan TI untuk bisnis dan prosesnya, perlu memenuhi beberapa kriteria kualitas, yang dalam COBIT disebut 7 kebutuhan bisnis untuk ;
Efektivitas informasi yang relevan dan penting untuk proses bisnis yang diberikan tepat waktu, benar, konsisten dan berguna
Efisiensi penggunaan informasi melalui penggunaan sumberdaya yang optimal (produktif dan ekonomis)
Kerahasiaan proteksi informasi penting dari pihak yang tidak bertanggung jawab
Integritas ketepatan dan kelengkapan informasi serta validitas informasi terkait nilai dan harapan bisnis
Ketersediaan informasi tersedia saat dibutuhkan oleh proses bisnis setiap waktu, termasuk menjaga sumberdaya penting dan kapabilitas yang terkait
Kesesuaian menyesuaikan dengan hukum, peraturan, dan pengaturan kontrak yang berlaku
Kehandalan penggunaan informasi bagi manajemen untuk menjalankan tanggun jawab
Kriteria informasi bersifat umum dapat diterapkan di berbagai organisasi atau tujuan bisnis Contoh: Pertimbangan bisnis akan ‘‘keamanan’’ kriteria informasinya ‘‘kerahasiaan,’’ ‘‘integritas’’ dan ‘‘ketersediaan’’ COBIT menyediakan tabel dimana kriteria informasi dikaitkan dengan proses TI tertentu yang penting untuk berurusan dengan kriteria informasi yang dipilih
Tujuan TI ‘‘mengembangkan layanan TI inovatif yang fokus pada keamanan informasi’’ menjadi tujuan penting untuk mendukung tujuan bisnis ‘‘meningkatkan kebersaingan melalui TI’’ dan ‘‘meningkatkan orientasi dan layanan pelanggan’’
Ada 17 tujuan bisnis (terkait TI) dan 28 tujuan TI yang menjadi dasar COBIT 4.1
Tujuan bisnis terkait TI dibagi dalam 4 perspektif BSC bisnis
Setiap tujuan bisnis dihubungkan dengan 1 atau lebih tujuan TI yang mendukung tujuan bisnis
2# Proses TI
COBIT 4.1 menetapkan 34 proses TI, yang dikategorikan dalm 4 domain:
‘‘Planning and organization’’
identifikasi cara terbaik TI berkontribusi untuk mencapai tujuan bisnis
‘‘Acquisition and Implementation’’
identifikasi solusi TI, akuisisi atau pengembangan dan pemeliharaan aplikasi, akuisisi dan pemeliharaan hardware dan software sistem, dokumentasi dan pelatihan pengguna, akuisisi sumberdaya TI yang diperlukan, proses pengelolaan perubahan aplikasi
‘‘Delivery and support’’
penyampaian layanan yang dibutuhkan termasuk manajemen konfigurasi, manajemen masalah, manajemen data, manajemen lingkungan fisik (data center dan fasilitas lain), manajemen oeprasi komputer dan kinerja serta manajemen kapasitas hardware
‘‘Monitor and evaluate’’
proses terkait penilaian kualitas agar sesuai dengan kebutuhan pengendalian/kontrol dari proses-proses sebelumnya
3# Sumberdaya TI
COBIT menetapkan sumberdaya terkait TI yang diterapkan dalam proses TI:
Information
data yang digunakan dalam sistem informasi dalam bentuk apapun untuk kepentingan bisnis
Applications
sistem otomasi dan prosedur petunjuk untuk memproses informasi
Infrastructure
teknologi dan fasilitas (hardware, operating systems, database management systems, networking, multimedia, dll) yang memungkinkan aplikasi untuk melakukan proses
People
personil yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasi, memperoleh, mengimplementasi, memberikan, mendukung, memonitor dan mengevaluasi layanan dan sistem informasi
Kerangka kerja COBIT
Dalam COBIT, informasi didapat dari sistem TI merupakan hasil dari usaha gabungan sumberdaya terkait TI, dan dikelola oleh proses TI Proses TI penting untuk dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga informasi yang dihasilkan dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan
Assignment 4: Proses TI paling penting
Bekerja dalam kelompok dan pilih jenis perusahaan Tentukan 7 proses paling penting untuk perusahaan itu, dengan meperhatikan tujuan bisnis dan TI-nya Tentukan proses TI dan bandingkan dengan matriks business goals/IT goals/IT processes dalam framework COBIT 4.1 Download framework COBIT di website ISACA’s
Tujuan kontrol COBIT
Control Objectives dan Control Practices
Untuk setiap dari 34 proses TI, COBIT menetapkan adanya control objectives atau tujuan kontrol yang dapat membantu pemilik proses TI untuk membangun sistem manajemen dan kontrol ke dalam lingkungan TI
Tujuan kontrol TI pernyataan hasil yang diinginkan atau maksud yang ingin dicapai dengan menerapkan prosedur kontrol dalam aktivitas TI tertentu
Tujuan kontrol COBIT dapat dianggap sebagai kebutuhan akan manajemen dan kontrol yang efektif dalam setiap proses TI
Kontrol yang baik berisi: prosedur, kebijakan, praktek dan struktur organisasi yang dirancang untuk memberikan jaminan bahwa tujuan bisnis tercapai, serta mencegah, mendeteksi dan memperbaiki kejadian yang tidak diinginkan
COBIT menetapkan 1 tujuan kontrol tingkat tinggi dan beberapa tujuan kontrol detil untuk setiap proses
Total dalam COBIT 4.1 ada 34 tujuan kontrol tingkat tinggi dan 210 tujuan kontrol detil
Contoh:
Tujuan kontrol tingkat tinggi proses DS1: define and manage service levels, berupa penjelasan mengenai
Tujuan bisnis/TI yang didukung (pemenuhan kebutuhan bisnis untuk TI)
Tujuan paling penting (dicapai dengan)
Aktivitas penting (dikelola dengan)
Beberapa pengukuran yang diterapkan untuk pemantauan (dan diukur dengan)
Untuk setiap tujuan kontrol, COBIT menyediakan kumpulan praktek kontrol (control practices) kumpulan praktek yang cukup dan perlu untuk mengimplementasi tujuan kontrol
Praktek kontrol tidak ada dalam buku COBIT 4.1 tapi ada dalam publikasi COBIT Control Practices (tersedia gratis dalam format PDF untuk member ISACA di
Alasannya karena praktek kontrol bersifat detil sementara COBIT bersifat umum tingkat tinggi
Tujuan kontrol DS8.1:
Service desk
Mendirikan fungsi service desk, yang menjadi antarmuka pengguna dengan TI, untuk mencatat, mengkomunikasi, mengirimkan dan menganalisis semua panggilan baik itu berupa pelaporan masalah, permintaan layanan atau informasi
Harus ada prosedur pemantauan dan eskalasi berdasarkan tingkat layanan yang disepakati (SLA-service level agreement) yang memungkinkan pembedaan panggilan sebagai masalah, permintaan layanan, atau permintaan informasi Mengukur kepuasan pengguna terhadap kualitas service desk dan layanan TI
Praktek kontrol DS8. 1: Service desk 1
Praktek kontrol DS8.1: Service desk
1. Mendirikan service desk sebagai as a single, initial point of contact for the reporting, monitoring, escalation and resolution of customer requests and incidents. Develop business requirements for the service desk, based on service definitions and SLAs, including hours of operation and expected response time to a call. Ensure that service desk requirements include identifying staffing, tools and integration with other processes, such as change management and problem management
2. Memastikan Ensure that there are clear instructions for service desk staff when a request cannot be immediately resolved by service desk personnel. Establish time thresholds to determine when escalation should occur based on the categorization/prioritization of the request or incident
3. Implement the necessary support software and tools (e.g., incident management, knowledge management, incident escalation systems, automated call monitoring) required for operation of the service desk and configured in accordance with SLA requirements, to facilitate automated prioritization of incidents and rapid resolution
4. Advise customers of the existence of the service desk and the standards of service they can expect. Obtain user feedback on a regular basis to ensure customer satisfaction and confirm the effectiveness of the service desk operation
5. Using the service desk software, create service desk performance reports to enable performance monitoring and continuous improvement of the service desk
Process Controls dan Application Controls umum
Dalam perubahan COBIT 3 ke COBIT 4, jumlah tujuan kontrol berkurang dari 318 menjadi 210
Alasan utamanya adalah menghilangkan process controls dan application controls umum dari proses TI
Tujuan umum ini ditetapkan dalam COBIT 4.1 sebagai kontrol proses atau process controls (PC) dan bersama dengan tujuan kontrol detil lain akan memberikan pandangan yang lengkap mengenai kebutuhan kontrol
Kontrol proses ini berurusan dengan pentingnya mengidentifikasi pemilik proses (process owner):
untuk membuat proses menjadi berulang,
untuk menjelaskan tujuan, sasaran, peran dan tanggung jawab,
untuk mengukur dan mengelola kinerja,
untuk menentukan kebijakan, rencana, dan prosedur
Pedoman manajemen COBIT
Pedoman pengelolaan dalam COBIT 4
Pedoman pengelolaan dalam COBIT 4.1 memberikan informasi untuk mengorganisasi, mengukur dan mengendalikan proses TI tertentu
Pedoman pengelolaan diringkas dalam 1 halaman berisi setiap proses COBIT:
Inter-relationship antara proses TI berbeda terkait input dan output,
Pandangan mengenai tugas proses penting, termasuk peran dan tanggung jawab terkait (diagram RACI),
Tujuan dan pengukuran pada tingkat TI, tingkat proses TI dan tingkat aktivitas proses TI
Model kematangan COBIT
Model kematangan (maturity model) teknik penilaian bagi organisasi untuk menilai tingkat kematangan sebuah proses tertentu dalam skala 0 (not existent) dan 5 (optimized) Instrumen ini menawarkan metode komprehensif untuk mengidentifikasi dan membandingkan situasi saat ini (as-is) dengan situasi yang diinginkan (to-be) Organisasi juga dapat membandingkan situasinya terhadap best practices dan standar industri tertentu
Kesenjangan antara situasi ‘‘as-is’’ dan ‘‘to-be’’ dapat diidentifikasi dan kemudian tindakan tertentu untuk mengarahkan ke situasi yang diinginkan dapat disiapkan Saat tingkat kematangan sebuah proses dianalisis, penting untuk menerapkan prinsip pengukuran kematangan berikut ini: sebuah organisasi hanya dapat berubah ke tingkat kematangan berikutnya saat seluruh kriteria pada tingkat tersebut telah terpenuhi
Tingkat kematangan terdiri dari:
0 Non-existent
1 Initial/Ad Hoc
2 Repeatable but intuitive
3 Defined process
4 Managed and measurable
5 Optimized
Bila organisasi mencapai tingkat 1 untuk sebuah proses maka organisasi sadar akan kebutuhan proses tersebut namun masih informal
Saat mencapai tingkat 5 maka semua tingkat layanan yang ditetapkan harus kontinu dipantau dan ditinjau untuk menjamin penyelarasan optimal antara tujuan bisnis dan TI
Adaptasi COBIT
COBIT mengembangkan kerangka kerja umum yang cocok untuk ‘‘setiap’’ organisasi berisi banyak informasi berharga namun membaca bukunya sulit untuk menangkap inti dan/atau elemen prkatis
Untuk pendekatan praktis maka penting bagi organisasi untuk mengerjakan ulang dan menarik informasi yang diperlukan kemudian mentransformnya ke dalam template khusus organisasi
Beberapa proses mungkin lebih penting bagi suatu organisasi dibanding lainnya:
Misal proses DS 4: Ensure Continuous Service, akan penting bagi organisasi keuangan. Bila sistem TI bank tidak tersedia akan berdampak negatif bagi keuangan bank tersebut
Proses yang sama mungkin tidak penting bagi pabrik batu dan bata, sehingga tingkat kematangannya rendah
Penting untuk diperhatikan bahwa sebelum memulai implementasi COBIT, perlu ada kejelasan tujuan bisnis dan TI
